Cach viet don xin viec Tieng Anh

Covering letter được xem là một công cụ hữu hiệu và chuyên nghiệp quyết định đến sự thành công của bạn khi nộp đơn xin việc làm. Nó ấn tượng hơn rất nhiều so với kiểu viết một cách vội vàng vào mẫu đơn xin việc và sơ yếu lí lịch (CV) có sẵn. Người sử dụng lao động thường có thể xem kỹ Covering letter của bạn trước khi xem qua CV hoặc là đơn xin việc. Vì lý do đó, bạn cần viết Covering letter một cách cẩn thận và ghi rõ ràng vị trí dự tuyển như bạn ghi trong CV.

Covering Letters

Nói chung, bạn nên gửi kèm một Covering letter với đơn xin việc và CV nhất là trong các trường hợp dự tuyển đặc biệt nào đó. Rõ ràng là nếu bạn được yêu cầu không gửi Covering letter kèm theo (ví dụ như một vài trường hợp nộp đơn qua mạng internet) thì thôi. Ngoài ra, bạn đừng nên bỏ lỡ cơ hội này để giới thiệu kỹ càng hơn về các kỹ năng của bạn, làm cho hồ sơ của bạn trở nên sáng giá hơn.

Tuy là vậy nhưng một Covering letter tốt nhất thì không nên dài hơn quá một trang A4, với ngôn từ thích hợp, nhiệt huyết nhưng phải với một giọng điệu chuyên nghiệp. Nên nhớ rằng Covering letter là loại văn bản công vụ mà qua nó, bạn tạo được sự quan tâm của nhà tuyển dụng.

Mục đích của Covering letter

Cần phải nhớ các mục đích chính của bạn khi viết CL:

Giới thiệu rõ ràng, ngắn gọn, súc tích về bạn, vị trí bạn dự tuyển, lý do bạn yêu thích công việc đó và tại sao bạn muốn làm việc với họ.

Nhấn mạnh các ưu điểm của bạn, động cơ làm việc và lý do nộp đơn:

Thể hiện sự tự tin, thông minh, nhiệt tình và thái độ chuyên nghiệp.

Tránh sai lỗi chính tả, văn phạm. Nên nhờ người khác kiểm tra Covering letter của bạn trước khi gửi nó đi. Covering letter cũng là cơ hội thích hợp để bạn giải thích những khuyết điểm hoặc những điểm thiếu sót trong CV, ví dụ như giải thích kết quả tốt nghiệp không được tốt là do sức khỏe,...


Cấu trúc và nội dung của Covering letter

Không có một công thức riêng nào cho Covering letter, đặc biệt là Covering letter còn tùy thuộc vào nới xin việc. Vì vậy, việc tìm hiểu các dạng Covering letter khác nhau là rất quan trọng nhờ đó mà bạn có thể lựa chọn dạng Covering letter nào là phù hợp với bạn nhất. Tuy nhiên, bạn nên bắt đầu viết Covering letter theo cấu trúc cơn bản như sau. Và Covering letter không nên dài quá một mặt giấy A4:


Chào hỏi:

Dùng tên người tuyển dụng sẽ luôn tốt hơn dùng chức danh vì nó cho người tuyển dụng biết bạn đã có sự chuẩn bị kỹ lưỡng và đã có tìm hiểu trước về tổ chức của họ. Dear Ms Smith tất nhiên sẽ tốt hơn nhiều so với Dear Sir/Madam.


Giới thiệu:

Đoạn này cần phải ghi rất rõ ràng: gồm Bạn là ai ? (vd: vừa tốt nghiệp loại khá khoa Tài chính trường ĐHKT), lý do bạn nộp đơn (ứng tuyển cho vị trí X, học hỏi kinh nghiệm) và bạn tìm thấy thông tin tuyển dụng ở đâu ? hoặc nếu là trường hợp tự nộp đơn thì bạn lấy thông tin về tổ chức ở đâu ?


Tại sao bạn lại chọn họ ?

Phần này bạn nên cho nhà tuyển dụng biết lý do bạn muốn làm công việc này chỉ với cơ quan họ, đây là dịp để bạn bày tỏ nguyện vọng và nhiệt huyết của bạn. Cho thấy rằng bạn hiểu và có thể nắm bắt công việc và những vấn đề liên quan đến công việc cũng như bạn đã tìm hiểu kỹ về công ty của họ. Tránh dùng những câu nói không rõ ràng, lập lờ và tâng bốc một cách lộ liễu, bạn cần nêu rõ ý kiến của mình ở một vài điểm chính (vd: Tôi muốn làm việc với doanh nghiệp ông bởi vì ..., Tôi muốn gắn bó với Cty X bởi vì...., Tôi đặc biệt quan tâm đến Cty X bởi vì,...)


Tại sao là bạn ?


Phần này là dịp để bạn gây ấn tượng thật sự đối với nhà tuyển dụng về lý do tại sao bạn là người phù hợp với công việc này, phù hợp với kỹ năng, kinh nghiệm và khả năng cống hiến của bạn. Mô tả cách giải quyết công việc của bạn với 3 hoặc 4 biện pháp chính, không nên cố gắng mô tả tất cả mọi biện pháp. Dùng những thông tin tuyển dụng của doanh nghiệp để chỉ ra những kỹ năng đặc biệt của bạn, khả năng của bạn mà phù hợp với yêu cầu của nhà tuyển dụng. Do đó, bạn cần nhấn mạnh những điểm này (vd: Ông/bà có thể thấy tại CV tôi có, .... tôi thường xuyên thực hiện,..., Tôi có được kinh nghiệm từ,...... khi được thể hiện bởi Cty X, các kỹ năng chính của tôi là ....). Đây cũng là cơ hội để bạn thương lượng một cách trực tiếp và tích cực về những điểm yếu và khiếm khuyết trong CV của bạn (Bạn nên ghi chú rõ trong CV của mình là đã mất 5 năm để hoàn tất chương trình cử nhân, đó là vì lý do X, Tôi cho rằng điều này thể hiện khả năng tập trung và kiên trì của tôi, đặc biệt là khi đối mặt những tình huống phức tạp).

Phần kết thúc

Đừng kết thúc Covering letter của bạn một cách vội vàng vì nó là cơ hội quan trọng để bạn vừa có thể lặp lại sựa quan tâm vừa tóm tắt lại sự phù hợp của bạn đối với công việc dự tuyển. Đây cũng là phần thích hợp để bạn bày tỏ sự sẵng sàng cho buổi phỏng vấn của mình và kết thúc bằng một ngôn từ lạc quan và lịch sự. Ngoài ra, bạn có thể bày tỏ thiện chí khi gọi điện thoại thông báo cho doanh nghiệp biết mình đã gửi Covering letter/CV, để đảm bảo rằng bạn rất quan tâm đến việc này. (Tôi rất mong nhận tin của Cty,..Cám ơn đã dành thời gian quan tâm đến hồ sơ xin việc của tôi, Tôi sẵn sàng để dự phỏng vấn, ....)


Cuối cùng, bạn nên chú ý đến chữ ký:

Hãy viết: Yours sincerely nếu bạn biết tên người nhận, Yours faithfully nếu bạn dùng cách viết Dear Sir/Madam.


Ghi chú:

Cách trình bày - Điều này rất quan trọng, phải luôn nhớ rằng Covering letter của bạn là loại văn bản công vụ và cần phải rõ ràng, trình bày đẹp và bắt mắt. Đừng nên viết quá nhiều, nên sử dụng giấy trắng khổ A4 loại tốt. Đánh máy Covering letter thì luôn thể hiện sự chuyên nghiệp tuy nhiên cũng có trường hợp doanh nghiệp yêu cầu Covering letter viết tay nhưng phải dễ đọc.

Sử dụng ngôn ngữ lạc quan. Nên sử dụng những động từ mô tả hành động để diễn tả kinh nghiệm của bạn đối với vị trí dự tuyển. Ví dụ, Initiated (đầu tiên)..., Succeeded in (thành công với....). Tuy nhiên, đừng quá tô đậm thành công của mình trước đây ! Thông tin này sẽ tạo nguy cơ cho cuộc phỏng vấn với những câu hỏi mà bạn phải đủ khả năng để mô tả và làm hài lòng nhà tuyển dụng.

Hoàn tất CV-Nên nhớ Covering letter không phải là sự sao chép lại CV của bạn mà nên xem nó là một phần quan trọng đối với công việc và nhà tuyển dụng, nếu thế thì bạn nên nhấn mạnh những ưu điểm của bạn đối với vị trí dự tuyển bằng cách đưa ra những kỹ năng cụ thể. Và nên nhớ rằng bạn đang thuyết phục nhà tuyển dụng tiếp nhận bạn vào làm việc chứ không phải tiếp nhận bạn để đào tạo vì thế nên khẳng định lại với họ lần nữa về khả năng và ưu điểm làm việc của bạn.

Kiểm tra Covering letter ! Kiểm tra lỗi chính tả, văn phạm một cách cẩn thận vì những lỗi này có thể phá hỏng cả một Covering letter được đầu tư lớn, vì lẽ đó bạn cần có một người nào đó duyệt lại trước khi bạn gửi nó đi.

Một Covering Letter mẫu

Mẫu thư sau đây không phải là một Covering letter hoàn hảo, nhưng nó có thể có ích khi được bạn tham khảo để viết một Covering letter của riêng mình.

136/54B Tran Quang Dieu Street
Ward 14, Dictrict 3
Hochiminh city

16 September 2006


Miss E North
Recruitment Manager
Human Resources Department
Vietnam HSBC
52 Nguyen Du Street
Hochiminh city


Dear Miss North

I am writing to apply for the position of Forex Staff as advertised in Tuoi Tre newspaper on 13 September 2006. Please find enclosed my CV as requested.

Since meeting some of your colleagues at the recent
'London Graduate Recruitment Fair' and studying your website, I am convinced that working for HSBC will be an exciting and challenging experience. I am particularly attracted to the diversity of clients that HSBC represents, ranging from industrial figures to academic leaders and I am confident that this will provide me with a stimulating working environment. The role of Forex Staff will allow me to demonstrate my strong communicative skills in a highly commercial, technological environment.

As you will see, I have had extensive experience of forex dealer work during my years at Eximbank; I initiated a Press Liaison Committee for the annual Summer Revue and produced a series of press releases for a wide range of events. In addition to my role as the Sailing Society's Press Officer, I also gained valuable commercial awareness experience during my vacation work at Waitrose Ltd, where I provided administrative support to the marketing department. Therefore, I feel that I have the correct balance of relevant skills and experiences plus the enthusiastic commitment to make me a valuable member of HSBC team.

I am available for interview at any time and look forward to hearing from you.

Yours sincerely

Huong Nguyen